学会利用“帕累托法则”,让工作更高效一点

来自:36氪 2020-01-15

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编者按:每天都忙忙碌碌,最后却发现自己一件事情都没能做成,很多人都陷入了任务的汪洋大海,却无法抓住工作的主线,看起来效率极低。但我们确实也在工作,为什么就成绩就来得那么慢呢?本文作者 Dipesh Jain 提供了一个经济学上非常常用的一个概念:帕累托法则来解释、解决这个问题。原文标题 Use the Pareto principle to simplify your life。

图片来源:Terry Vlisidis / Unsplash

我第一次知道帕累托法则是在经济学课堂里。帕累托法则又叫 80/20 法则,帕累托认为,约 80% 的结果是由 20% 的变量产生的。教授给尚在懵懂的我们举了各式各样的例子,我们借此更好地理解了帕累托法则,如:

世界上最富有的 20% 的人掌握着 80% 的财富。

20% 的患者占据了总医疗支出的 80%。

20% 的流行病感染者要对 80% 的传播负责。

20% 的罪犯犯了 80% 的罪。

一家公司 80% 的销售额来自 20% 的客户。

这个数字的法则令人着迷。我简直不能相信:这么简单的数字居然如此深刻。

我第一次真正发现它的深刻之处是在我工作的头几个月。看到我努力地在工作中排列 35 个渠道合作伙伴在我时间、注意力等方面的优先级后,我的经理让我专注于前 5 个渠道合作伙伴,暂时忽略其余的。我大约有 75%-80% 的销售额来自他们。

从那时起,我分析了生活中的许多情况,发现这个原则是非常有效的。例如:

这个原则能够帮助我选择对 KPI 和我的表现影响最大的一些活动。

经过统计,我大部分饮食开支都花在了几家固定的餐厅。

当我分析时间利用时,我发现是我自己把大部分时间都花在了某些特定的事情上。(如在 YouTube 和 Netflix 上看脱口秀)

我不怎么社交,但我有 80% 的时间都和 20% 的人在一起。

尽管我有六套西装,但大多数情况下,我往往只选择特定的一两套。

仔细观察,你会发现类似的场景也在你的生活中上演。虽然可能不是精确的 80:20,但我们生活的大部分结果及产出都依赖于某部分特定的输入及活动。这些特定的活动有着极大的影响。

它们就像打开生活大门的万能钥匙。

掌握帕累托法则方法将帮助我们更好地控制未来的结果,让我们的生活轻松一些。考虑到我们总是面临着给事项排列优先级的情况,这可能是一个巨大的安慰。

帕累托法则适用于生活的各个方面。让我们看看如何利用这些知识为我们更好地工作服务。

1. 分析工作、生活中最重要的活动

第一步至关重要。每份工作都有重要程度较高的几个任务。举几个例子:对于销售来说,你最重要的活动通常是:研究市场前景,会见客户和提出改进的建议;对于理疗师来说,最重要的活动就是记录病人的病史,在他们锻炼的时候观察他们,记录下他们的进步。

为自己创建一个最重要任务清单,上面列上 3-4 个影响力最大的任务。最好的方法是:首先,写下你负责的所有任务;然后思考,在这些任务中,如果你每天只能执行一项任务,那么对你和你的经理来说价值最大化,你应该选哪一个任务执行?这就是你最重要的任务。最后,如果你能多做清单上的两件事,你会选择那两件?这三个任务就是你最重要的任务。

这种方法基于《吃掉那只青蛙》一书的作者博恩 · 崔西讲的优先顺序。崔西说,你为公司贡献的 90% 的价值都包含在这三个任务中。

2. 分析你在这些任务上花费的时间

在你列出最重要的活动之后,分析你花在这些任务上的时间,然后就准备好面对残酷的现实吧。第一次做这个统计时,我发现我在这些活动上花的时间不超过 40-50%。

我把大部分时间花在不那么重要的任务上(可能我们很多人都这么做),主要原因是——

最重要的任务无法提供即时的满足感,而不那么重要的任务却可以。

最重要的任务具有挑战性,有着更高的失败几率。

这些重要的任务逐渐变得重复、单调。

对自己诚实一点,你会发现一些令人惊讶的结论。

3. 在日程表上安排这些任务

最重要的任务应该主导你的日历。你要把这些任务安排在日程表上,重新规划你的日常生活,以确保你把大部分时间都花在这些任务上,而且你要把它们和不那么重要的任务穿插着来安排。这有助于确保你专注于最重要的那些任务,同时,交替做最重要和不那么重要的任务,以避免单调。

尽量避免多个任务同时进行。但是如果必须这样做的话,你尽量同时处理不那么重要的或者常务性的工作。当涉及到你最重要的任务时,千万不要这样做。否则,要么你做得很差,要么你要花更长的时间完成任务,因为在执行最重要的任务时,你需要屏蔽一切干扰。

4. 追踪及修订

安排并不意味着行动,你把日程表安排地再完美也不一定意味着你一定会按照日程表行动。所以,你要统计、定期检查自己的时间使用,确保自己确实在最重要的任务上花了预定的时间。这是非常重要的。

如果你偏离了日程表,也没有关系,计划赶不上变化,这种情况几乎会发生在所有人身上。面对这种情况,你需要重新调整你下周的计划和任务。最终,经过几周、几个月的统计、回顾和调整,你会找到自己的最佳计划,它是一张优先安排你最重要任务的、适合你的时间表。

我们可能不擅长自我分析。因此,让你的家人 / 朋友 / 同事对此提供帮助有时候是必要的。

译者:喜汤