时间管理的“ 60-30-10 法则”

来自:36氪 2020-03-16

神译局是 36 氪旗下编译团队,关注科技、商业、职场、生活等领域,重点介绍国外的新技术、新观点、新风向。

编者按:在时间面前,每个人都是公平的,我们一样都只有 24 小时可以利用。但是,为什么有人就是可以很快把事情做完做好?为什么有些人明明工作很多,却还是可以到处游山玩水?时间管理的力量功不可没。本文作者认为,时间管理的本质是分清轻重缓急,在合适的时间做合适的事。学会运用 60-30-10 法则,你也可以从混沌无序的生活中获得解放。文章译自 Medium,作者 Thomas Oppong,原标题 The 60 – 30 – 10 Rule of Time Management。

几乎每次读到的时间管理建议都会强调要把更多的时间花在重要的任务上,少花或不花时间在分散你工作效率的事情上。

但如果你能更进一步,将你的时间基于高价值任务和低价值活动来分配呢 ?

60-30-10 法则可以帮你做到这一点,为你给任务分配时间提供一个框架。

这条规则设置了一个结构,让你更好地了解哪些任务值得在一天中的哪些时候去做。

60% 是顶层,30% 是中层,10% 是低层。

"60-30-10 法则 " 指的是将你一天中 60% 的时间用于高价值的活动;30% 的时间给低价值的,但仍然可以推进你目标的任务;10% 的时间用来做其他能让你为明天做准备的活动。

如果你熟悉投资,可以把这种时间管理模型看作是不同任务之间的时间组合分配。

60% 顶层时间用于高价值任务

总有做不完的事。大卫 · 艾伦(David Allen)在他的书《把事做好 : 无压力生产力的艺术》(Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity)中说 :" 如果你对占用你注意力的事情没有给予适当的关注,那么它会占用你更多注意力。"

你很容易对每天的任务感到兴奋,并试图承担太多的任务,但如果你这样做了,你就会把精力花得到处都是,而没有完成当天最重要的事情。

为了提高你的成果,完成更多的工作,试着将你的高价值工作从所有其他活动中分离出来。每天至少有 60% 的时间应该分配给所有高价值的任务。

" 你必须决定你的首要任务是什么,并有勇气愉快地、微笑地、毫无歉意地对其他事情说‘不’,而做到这一点的方法就是让一个更大的‘肯定’在内心燃烧。" 斯蒂芬 · 柯维 ( Stephen Covey ) 说,他的畅销书《高效能人士的七个习惯》 ( The 7 Habits of Highly Effective People ) 广为人知。

高价值任务有助于完成你的长期任务、价值和目标。这些事情可以是你想写的那本书,你想为一次促销,一通销售电话以及你计划创办的公司而做出的演示。

为每个大目标都确定单独的任务,然后选择当天要关注的目标。每天早上思维最活跃的时候就做第一件事。

产生高价值的结果要求我们优先考虑那些最终会产生有价值和有效结果的任务。

要进行更多高价值的工作,先看一看要做的所有东西。检查你每一步的活动 / 任务或是交付成果。它们是否与你想要达到的目标相一致 ? 选择你认为最重要的事情,为它腾出一些空间,然后朝着你最重要的、可衡量的和可实现的目标努力——这些目标有关于那些有助于增加价值的任务。

30% 中等时间用于低价值活动

把 30% 的时间分配给紧急但不一定重要的任务。

处理电子邮件、整理文件、回电话、发送团队状态更新、撰写报告和一些会议都属于这一类。

每次你打开一封电子邮件,你都要做一个决定,这会打断你的日程。问题就在于,每一封邮件都能决定接下来的几分钟、一个小时甚至一整天。

这些任务可能看起来很紧急,但如果它们不能直接帮助你实现最终目标,那就选择在完成高价值的任务后再去做。

可以将这类任务视为维护类的任务。如果你完全忽视它们,也会遇到问题,但你不想以牺牲更重要的工作为代价来关注它们。

谁愿意把大部分工作时间花在回复电子邮件或支付账单上 ? 一些低价值的任务很容易实现自动化完成。如果你发现自己每天都在重复做同样的事情,那就想办法让它自己完成,把你的空闲时间用在别的事情上。

无论是日程安排、确认,还是制定一套标准安排,都有一些合适的应用程序可以供你使用。

我们需要避免这些任务占据我们的生活,这样我们才有时间去应对那些真正重大的挑战,而那些挑战才能真正改变我们的工作。

如果你有能力花更少的时间在这些活动上,以便将其重新投资在最重要的事情上,那么就请减少在这类别上活动上花费的时间百分比,将其用来做更多的高价值工作。

10% 较低层时间用于让明天有所不同

如何结束一天至关重要,因为这与你如何开始新的一天有很大关系。这类任务不会给你的工作、愿景或长期目标带来真正的价值,但可以帮助你在明天有一个更好的开始。

也有些人分配给这一层的时间不到 10%。这这取决于你的个人日程安排,取决于你自己。

除了重要的工作活动外,有些人还有其他的事情要处理,但在一天开始的几个小时里,他们却无法为这些事情找理由。

你可以使用这一层的时间来创建一个新的待办事项列表,或者复盘旧的待办事项列表——确保你很好地参与了这些活动,并且已经尽可能多地完成了任务。如果没有,那就为明天制定一个更好的计划。

你也可以回顾一下第二天的日程安排,或者花点时间整理一下。在出门之前,花几分钟扔垃圾,整理文件,清理办公桌。当你第二天早上到达的时候,会给你一种全新的开始的感觉。

如果你没有通勤途中的计划,可以在上下班途中安排一些事情做——想想读哪些书,或是在繁忙的日程结束后听播客来解压。

当然,这些类别都可以根据你的特殊情况和日程进行修改。你可以根据个人情况,将其改为 50-30-20 或 70-20-10。

优化你的时间安排可以让你有更多时间来关注真正重要的事情——用更少时间完成更多事情,通过最合理的时间利用对任务进行分类,让自己获得最大程度的成功。

译者:Yoyo_J